VETILOG - GUIDE UTILISATEUR COMPLET
Version 1.3.2 - Solution SaaS professionnelle pour cabinets veterinaires
VUE D'ENSEMBLE VETILOG
Qu'est-ce que Vetilog ?
Vetilog est une solution SaaS professionnelle specialement concue pour la gestion complete d'un cabinet veterinaire. Il s'agit d'un ERP/CRM specialise qui couvre tous les aspects de l'activite veterinaire, accessible depuis n'importe quel navigateur web.
Fonctionnalites Principales
Solution complete et operationnelle avec 150+ fonctionnalites, 53+ modules et 12/13 workflows fonctionnels !
Gestion Medicale Avancee (17 Onglets Operationnels)
- Dossiers animaux complets : Entite Animal independante avec liaison proprietaire
- Vaccinations intelligentes : Plans automatiques par espece/race + alertes J-14/J-7/J-3
- Analyses biologiques : Interface complete avec resultats et interpretations
- Explorations medicales : Radiologie, echographies, IRM avec gestion images
- Antecedents medicaux : Historique complet allergies et traitements chroniques
- Reseau correspondants : Veterinaires specialistes et laboratoires partenaires
- Documents medicaux : Carnets sante numeriques et certificats
- Alertes personnalisees : Notifications vaccination et rappels intelligents
- Courbes de poids : Historique evolution avec graphiques et alertes critiques
Gestion Multi-proprietaires Revolutionnaire
- Switch proprietaire principal : Systeme complet pour chevaux, chiens de chasse
- Facturation intelligente : TOUJOURS au proprietaire principal defini
- Interface dediee : Onglet "Proprietaires" avec bouton "Definir comme principal"
- Auto-categorisation : Badge "Multiproprietaire" si 2 proprietaires ou plus
- Gestion temporelle : Dates debut/fin, notes et historique changements
Especes/Races "A la Volee" (Systeme Innovant)
- Creation dynamique AJAX : Saisie libre puis dictionnaire en 1 clic
- Badges visuels distinctifs : Orange (provisoire) vs Vert (officiel)
- Statistiques temps reel : Colonne "Nombre d'animaux" avec comptage dynamique
- Workflow administrateur : Validation provisoire vers officiel securisee
- Analytics races : Identification races populaires pour gestion stock
Categories Animaux Professionnelles
- CRUD complet : Creation, lecture, modification, suppression
- Detachement automatique : Securite lors suppression categories
- Type dedie : Categorie animaux separee des autres types
- Interface administration : Gestion complete des categories
Facturation Integree et Workflow
- Workflow automatique : Consultation vers Facturation vers Cloture
- Statuts professionnels : Brouillon, Valide, Facture, Cloture
- Facturation vaccination : 3 modes (directe, consultation, gratuite) + stock
- Liaisons bidirectionnelles : Consultation et Facture avec tracabilite
Organisation Cabinet Intelligente
- Agenda integre : Evenements vaccination individuels ou groupes
- Planification mensuelle : Optimisation rendez-vous pour economies client
- Rappels automatiques : Templates emails avec variables personnalisees
- Actes veterinaires : Interface complete + generation services masse
- Statistiques avancees : Geographiques, races, activite cabinet
Modules Statistiques Complets
- Tableau de bord complet : Metriques temps reel
- Repartition geographique : Cartes et analyses territoriales
- Rapports detailles : Exports et analyses
- Comptabilite veterinaire : Specialise profession
- Generation services : Creation masse actes veterinaires
Interface Moderne et Intuitive
Vetilog propose une interface adaptee aux besoins veterinaires :
- Navigation claire : Acces rapide aux fonctions essentielles
- Recherche avancee : Par animal, proprietaire, pathologie
- Multi-onglets : Vue complete depuis la fiche animal
- Responsive : Utilisable sur tablette en consultation
GESTION DES PROPRIETAIRES
Principe Fondamental
Dans Vetilog, les proprietaires sont des Tiers standards. Cela permet d'utiliser toutes les fonctionnalites commerciales natives.
Creer un Nouveau Proprietaire
Methode Rapide
Animaux puis Nouveau proprietaire
Remplir les informations :
- Nom/Prenom ou Raison sociale
- Adresse complete : Pour facturation et courriers
- Telephone/Email : Pour rappels et communications
- Mode de reglement : CB, especes, cheque, virement
Enregistrer
Fiche Proprietaire Complete
Une fois cree, un proprietaire dispose de 13 onglets integres :
Onglets Specifiques Vetilog
- Animaux : Liste de tous ses animaux avec statuts
- Consultations : Historique medical complet
- Factures veterinaires : CA et impayes
Onglets Natifs
- Fiche : Coordonnees et informations client
- Contacts : Personnes a contacter (conjoint, veterinaire habituel)
- Adresses : Adresse principale, livraison, facturation
- Commandes : Produits veterinaires commandes
- Factures : Gestion comptable complete
- Paiements : Historique reglements et relances
- Agenda : Rendez-vous et evenements planifies
Recherche et Gestion
Recherche Avancee
Menu : Proprietaires
Criteres de recherche :
- Nom/Prenom : Recherche partielle
- Ville : Par localisation
- Code postal : Zone geographique
- Telephone : Recherche exacte
- Email : Contact digital
- Statut : Actif, inactif, prospect
Actions en Masse
- Export : Liste clients Excel/CSV
- Mailing : Campagnes d'information
- Etiquettes : Adresses pour courriers
- Statistiques : CA par client, frequentation
GESTION DES ANIMAUX
Principe : Animal = Patient
Dans Vetilog, chaque animal est un patient independant avec :
- Son propre dossier medical
- Son historique de soins
- Sa planification vaccinale
- Ses specificites (allergies, traitements)
Creer un Nouvel Animal
Methode 1 : Depuis un Proprietaire
Aller sur la fiche d'un proprietaire
Onglet "Animaux"
"Nouvel animal"
Avantage : Le proprietaire est pre-selectionne
Methode 2 : Creation Directe
Animaux puis Nouvel animal
Selectionner le proprietaire dans la liste
Informations Animal Completes
Identification
- Nom : Nom usuel de l'animal
- Proprietaire : Client proprietaire (facturation)
- Espece : Chien, Chat, NAC...
- Race : Liste hierarchique selon l'espece
- Sexe : M (Male), F (Femelle), I (Indetermine)
Informations Medicales
- Date de naissance : Pour calcul age et protocoles
- Poids actuel : Monitoring sante
- Identification : Puce electronique, tatouage
- Couleur/Robe : Description physique
- Caractere : Notes comportementales
Specificites Medicales
- Allergies connues : Medicaments, aliments
- Traitements en cours : Prescriptions actives
- Pathologies : Maladies chroniques
- Notes veterinaires : Observations importantes
Fiche Animal : 17 Onglets Complets
Onglets Medicaux (8 onglets)
Fiche : Informations generales et identification
Correspondants : Veterinaires specialistes, laboratoires partenaires
ATCD/Traitements : Antecedents medicaux et traitements chroniques
Vaccinations : Planning vaccinal et historique complet
Biologies : Analyses sanguines, urines, prelevements
Explorations : Radiographies, echographies, scanners
Documents : Carnet de sante, certificats, ordonnances
Notes : Notes cliniques et observations privees
Onglets Business (6 onglets)
Projets : Plans de traitement a long terme
Agenda : Rendez-vous et rappels programmes
Categories : Classification animaux (reproducteur, exposant)
Consommation : Produits veterinaires achetes
Modes Reglement : Comment le proprietaire regle les soins
Partenariats : Eleveurs, assurances, laboratoires
Onglets Avances (3 onglets)
Marges : Rentabilite par animal
Notifications : Rappels et alertes automatiques
Consultations : Historique soins et facturation
Suivi du Poids et Constantes
Courbe de Poids
- Saisie reguliere : A chaque consultation
- Graphique automatique : Evolution dans le temps
- Alertes : Variations anormales
- Comparaison : Moyennes par race/age
Constantes Vitales
- Temperature : Normale, fever, hypothermie
- Frequence cardiaque : BPM selon espece
- Frequence respiratoire : Monitoring detaille
- Historique : Evolution lors des consultations
NOUVEAUTES 2025 : REVOLUTION VETILOG
Decouvertes majeures suite a l'audit complet de septembre 2025
SYSTEME MULTI-PROPRIETAIRES REVOLUTIONNAIRE
Innovation Vetilog : Gestion complete animaux a plusieurs proprietaires (chevaux, chiens de chasse, garde partagee).
Fonctionnalites Completes Operationnelles
- Switch proprietaire principal : Interface dediee avec bouton "Definir comme principal"
- Facturation intelligente : TOUJOURS au proprietaire principal automatiquement
- Table dediee : Gestion des relations animal-proprietaires avec statut principal
- Auto-categorisation : Badge "Multiproprietaire" si 2 proprietaires ou plus
- Gestion temporelle : Dates debut/fin, notes historique
Interface Professionnelle
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Rex (Berger Allemand de Chasse)
PROPRIETAIRES
M. Dubois Jean | PRINCIPAL | [Facturation]
Mme Martin Claire | Secondaire | [Definir PP]
Club Chasse Local | Temporaire | [Definir PP]
[Ajouter Proprietaire] [Historique Changements]
Facturation : Toujours dirigee vers M. Dubois (Principal)
Derniere modification : 15/03/2025 par Dr. Martin
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Cas d'Usage Reels Supportes
- Chevaux de course : Proprietaire + Entraineur + Cavalier
- Chiens de chasse : Proprietaire principal + Club + Partenaires
- Garde partagee : Parents divorces avec animal commun
- Elevage professionnel : Eleveur + Proprietaire final + Veterinaire
ESPECES/RACES "A LA VOLEE" (Systeme Innovant)
Innovation Unique : Creation dynamique especes/races inexistantes sans blocage workflow.
Workflow Revolutionnaire Operationnel
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Exemple : "Cargo l'Escargot" (animal exotique)
ETAPE 1 : Saisie libre acceptee
Espece : "Mollusques" (absent dictionnaire)
Race : "Escargot de Bourgogne"
Validation reussie sans erreur
ETAPE 2 : Affichage fiche enrichie
Cargo (Mollusques) - Espece provisoire
"Non utilisee statistiques/filtres"
[Creer espece officielle] - Admin uniquement
ETAPE 3 : Officialisation securisee
Clic admin - Ajout dictionnaire automatique
Badge orange devient vert "Espece officielle"
Integration complete statistiques/filtres
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Interface Intelligente
- Badge orange : Donnees provisoires + avertissement utilisateur
- Badge vert : Donnees officielles validees administrateur
- Securite : Boutons creation reserves administrateurs uniquement
- Tracabilite : Historique qui cree quoi et quand
STATISTIQUES TEMPS REEL PAR RACE
Decouverte : Interface enrichie avec comptage automatique animaux par race.
Vue Enrichie Operationnelle
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ESPECES ET RACES - Vue mise a jour 2025
RACES CHIENS
Race | Code | Statut | Nb Animaux
Labrador | LABRADOR | Actif | 15 animaux
Golden | GOLDEN | Actif | 8 animaux
Berger Allem. | BERGER | Actif | 12 animaux
Race Rare | RARERACE | Actif | Aucun animal
Mollusques | MOLLUS | Prov. | 1 animal
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Avantages Business Concrets
- Planification stock : Commander produits races populaires
- Marketing cible : Communications specialisees Labrador vs Berger
- Tendances cabinet : Identifier races croissance/declin
- Pricing strategique : Tarifs selon races (grandes vs petites)
CATEGORIES ANIMAUX CRUD COMPLET
Decouverte : Interface administration complete categories animaux.
Fonctionnalites CRUD Operationnelles
- Creation : Nouvelles categories avec formulaire dedie
- Lecture : Liste complete avec statuts et utilisations
- Modification : Edition formulaire pre-rempli
- Suppression securisee : Detachement automatique animaux concernes
Securite Avancee Implementee
- Protection CSRF : Tokens securite sur toutes actions
- Detachement prealable : Animaux dissocies avant suppression categorie
- Gestion erreurs : Rollback automatique si probleme detachement
- Messages feedback : Confirmation succes/erreur utilisateur
Recherche et Filtres Animaux
Recherche Simple
Menu : Animaux
- Nom animal : "Rex", "Minou"
- Nom proprietaire : "Dupont"
- Reference : PET2501-00001
Recherche Avancee
- Espece/Race : Tous les Labradors
- Age : Chiots moins de 6 mois
- Vaccinations : En retard de plus de 15 jours
- Derniere consultation : Anciennete soins
- Statut : Actif, decede, perdu
Listes Preconcues
- Vaccinations du jour : Planning quotidien
- Rappels en retard : Suivi sanitaire
- Anniversaires : Communication client
- Urgences recentes : Suivi post-intervention
SYSTEME DE VACCINATION
Innovation Vetilog : Plans Automatiques
Vetilog revolutionne la gestion vaccinale avec des plans automatiques qui s'adaptent a chaque animal selon son espece, sa race et son age.
Principe des Plans de Vaccination
Plans Pre-Configures
Vetilog inclut des protocoles veterinaires standards :
- Plan Chiot Standard : DHPPI + Rage (8, 12, 16 semaines)
- Plan Chaton Standard : Typhus + Coryza + Leucose
- Plan NAC : Protocoles specialises lapins, furets
- Plans race specifique : Adaptations genetiques
Application Automatique
Creation animal : Detection automatique espece/race
Calcul age : Verification eligibilite (52 semaines ou moins)
Selection plan : Plan optimal propose automatiquement
Generation planning : Dates calculees depuis naissance
Integration agenda : Rendez-vous automatiquement crees
Gestion Age et Responsabilite Veterinaire
Regle des 52 Semaines
- Animaux 52 semaines ou moins : Application automatique plan
- Animaux plus de 52 semaines : Alerte veterinaire obligatoire
Workflow Animaux Ages
Si un animal a plus de 52 semaines ET un plan de vaccination :
Bandeau orange affiche sur onglet vaccinations
Message explicite : "Animal trop age - Responsabilite veterinaire"
2 choix proposes :
- Supprimer plan : Suppression complete + planning
- Conserver plan : Responsabilite assumee + message
Confirmation obligatoire : Popup avec double validation
Tracabilite : Action enregistree dans historique
Planning Vaccinal Individuel
Vue Timeline
Chaque animal dispose d'une timeline vaccination complete :
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Rex (Labrador) - Ne le 15/01/2024
PLAN VACCINATION APPLIQUE: "Chiot Labrador Standard"
8 sem | 15/03 | DHPPI 1ere injection | Dr. Martin | Fait
12 sem | 12/04 | DHPPI 2eme injection | Dr. Martin | Fait
16 sem | 10/05 | DHPPI 3eme injection | [Planifiee] | A faire
20 sem | 07/06 | RAGE premiere | [Planifiee] | A faire
1 an | 15/01 | DHPPI rappel annuel | [Planifiee] | A faire
1 an | 15/01 | RAGE rappel annuel | [Planifiee] | A faire
Prochaine vaccination: DHPPI dans 12 jours (10/05/2024)
Relance proprietaire: Auto J-7 et J-3
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Codes Couleur
- Vert : Vaccination effectuee
- Bleu : Vaccination planifiee
- Orange : Retard 1-30 jours
- Rouge : Retard plus de 30 jours
INNOVATION : Planification Globale Mensuelle
Principe Revolutionnaire
Au lieu de planifier chaque vaccination individuellement, Vetilog propose une planification globale mensuelle qui groupe plusieurs vaccinations en un seul rendez-vous.
Avantages Client et Veterinaire
- Un seul deplacement au lieu de 3-4
- Economie frais de consultation multiple
- Moins de stress pour l'animal
- Optimisation planning
- Preparation groupee des vaccins
- Economie temps consultation
Fonctionnement Intelligent
1. Detection Automatique
Vetilog analyse automatiquement :
- Toutes les vaccinations prevues dans le mois
- Compatibilite entre les vaccins
- Age optimal pour injections multiples
2. Calcul Date Optimale
L'algorithme calcule :
- Mediane des echeances : Date equilibree
- Contraintes medicales : Intervalles minimums respectes
- Disponibilites agenda : Creneaux libres cabinet
3. Interface Utilisateur
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PLANIFICATION GLOBALE MENSUELLE DISPONIBLE
Vaccinations regroupables pour Rex (Labrador) :
DHPPI 3eme injection | Prevue le 10/05/2024
RAGE premiere injection | Prevue le 07/06/2024
VERMIFUGE saisonnier | Prevu le 15/05/2024
ECONOMIES ESTIMEES :
- Client : 2 consultations evitees = 100EUR economises
- Cabinet : 1h30 temps optimise
- Animal : Stress reduit (1 visite au lieu de 3)
Date optimale calculee : 15 mai 2024 (mediane)
Creneau propose : 14h30 - 15h15
[CREER RENDEZ-VOUS GROUPE] [Annuler]
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4. Rendez-vous Enrichi
Le rendez-vous cree contient :
- Titre explicite : "Vaccinations groupees - Rex (3 vaccins)"
- Description detaillee : Liste des vaccins et economies
- Duree adaptee : 45 minutes au lieu de 15
- Preparation : Notes pour assistant (vaccins a preparer)
Rappels Automatiques
Emails Automatiques
- J-14 : "Vaccination programmee dans 2 semaines"
- J-7 : "Rappel : Vaccination [Animal] dans 1 semaine"
- J-3 : "Derniere relance : Vaccination dans 3 jours"
- J+7 : "Vaccination manquee - Reprogrammer ?"
SMS (si module active)
- J-3 : "Rex - Vaccination DHPPI mardi 14h. Confirmer?"
- J-1 : "Rappel RDV Rex demain 14h chez Dr Martin"
Templates Personnalisables
Chaque template peut etre adapte :
- Nom cabinet et coordonnees
- Nom veterinaire traitant
- Details vaccination (type, importance)
- Instructions speciales (a jeun, vermifugation)
Administration Plans Vaccination
Gestion Plans
Menu : Configuration puis Plans de vaccination
Interface complete de gestion :
- Creer nouveau plan : Protocole personnalise
- Modifier plan existant : Adaptation protocole
- Dupliquer plan : Base pour variante
- Activer/Desactiver : Gestion saisonniere
Creation Plan Personnalise
Informations generales :
- Nom du plan : "Protocole Elevage Canin"
- Description : Details medicaux
- Espece cible : Une ou toutes
- Race cible : Specifique ou generique
Calendrier vaccinal :
- Age en semaines : 8, 12, 16, 20
- Type vaccin : DHPPI, RAGE, LEUCO
- Obligatoire/Recommande
- Notes speciales : Instructions particulieres
Contraintes application :
- Age minimum : 6 semaines
- Age maximum : 52 semaines
- Saison : Toute l'annee / Specifique
Statistiques Vaccination
- Taux couverture : % animaux a jour
- Retards par type : DHPPI, RAGE, LEUCO
- Performance : Vaccinations/mois
- Economies planification : Rendez-vous groupes
CONSULTATIONS VETERINAIRES
Workflow Consultation Complete
Vetilog implemente un workflow professionnel complet de la consultation a la facturation, avec 4 statuts distincts.
Statuts de Consultation
1. BROUILLON - Statut 0
- Creation consultation : Informations saisies progressivement
- Modifications libres : Ajout examens, diagnostics, prescriptions
- Pas de facturation : Consultation non validee medicalement
- Actions possibles : Modifier, Valider, Supprimer
2. VALIDE - Statut 1
- Validation medicale : Signature veterinaire obligatoire
- Fiche figee : Plus de modifications du contenu medical
- Prete facturation : Passage etape commerciale
- Actions possibles : Facturer, Cloturer
3. FACTURE - Statut 2
- Facture generee : Lien automatique vers facture
- Attente paiement : Consultation realisee, reste encaissement
- Tracabilite : Reference facture conservee
- Actions possibles : Cloturer (apres paiement)
4. CLOTURE - Statut 3
- Processus termine : Consultation payee et archivee
- Historique complet : Conservation medico-legale
- Statistiques : Prise en compte chiffre d'affaires
- Actions possibles : Consultation seulement
Creer une Nouvelle Consultation
Acces depuis Animal
Aller sur la fiche d'un animal
Onglet "Consultations"
"Nouvelle consultation"
Avantage : Animal et proprietaire pre-remplis
Creation Directe
Consultations puis Nouvelle consultation
Selectionner animal dans la liste
Proprietaire rempli automatiquement
Saisie Consultation Complete
Identification
- Animal : Patient concerne (lien dossier medical)
- Proprietaire : Client facturation (automatique depuis animal)
- Date consultation : Date et heure intervention
- Veterinaire : Praticien responsable
- Type consultation : Vaccination, Urgence, Controle, Chirurgie
Examen Clinique
- Motif principal : Raison de la consultation
- Anamnese : Historique recent relate par proprietaire
- Examen general : Etat general, comportement
- Constantes vitales :
- Temperature corporelle
- Frequence cardiaque
- Frequence respiratoire
- Poids actuel
Examens Complementaires
- Examens realises : Radiologie, echographie, prelevements
- Resultats : Saisie directe ou import laboratoire
- Images : Upload radios, photos lesions
- Analyses : Biochimie, hematologie, parasitologie
Diagnostic et Prescription
- Diagnostic principal : Pathologie identifiee
- Diagnostics secondaires : Complications, comorbidites
- Prescription medicamenteuse :
- Medicament prescrit
- Posologie : dose, frequence, duree
- Instructions : avec repas, a jeun
- Recommandations : Conseils proprietaire
Suivi
- Prochain rendez-vous : Date controle si necessaire
- Rappels vaccination : Mise a jour planning
- Recommandations : Soins a domicile
- Urgence si : Signaux d'alarme
Workflow Facturation Integre
Processus Automatique
Consultation VALIDEE : Prete pour facturation
Clic "Facturer" : Generation automatique facture
Facture pre-remplie :
- Ligne consultation : Prix acte veterinaire
- Lignes produits : Medicaments delivres
- TVA : Calcul automatique selon reglementation
Statut FACTURE : Liaison consultation et facture
Apres paiement : Passage statut CLOTURE
Tarification Flexible
- Prix consultation : Par type acte (consultation, urgence, chirurgie)
- Produits associes : Medicaments, vaccins delivres
- Majorations : Nuit, week-end, urgence
- Remises : Fidelite, multiple animaux, social
Facture Professionnelle
La facture generee contient :
- En-tete cabinet : Coordonnees, SIRET, TVA
- Client : Proprietaire avec adresse facturation
- Animal concerne : Nom, espece, identification
- Detail actes : Description precise interventions
- Medicaments : Produits delivres avec posologie
- Mentions legales : Obligations veterinaires
Interface Mobile Consultation
Responsive Design
- Tablette 10" : Interface optimisee consultation
- Navigation tactile : Boutons agrandis, scrolling fluide
- Saisie rapide : Champs essentiels mis en avant
- Hors ligne : Synchronisation differee si connexion instable
Consultation Express
Mode consultation rapide :
- Modeles pre-definis : Vaccination, Detartrage, Sterilisation
- Saisie minimale : 3-4 champs seulement
- Auto-completion : Suggestions basees historique
- Facturation immediate : Validation + facturation en 1 clic
Historique et Recherche
Recherche Avancee Consultations
Menu : Consultations
Criteres disponibles :
- Animal : Nom ou reference
- Proprietaire : Nom client
- Periode : Date debut/fin
- Veterinaire : Praticien
- Type consultation : Vaccination, Urgence, etc.
- Statut : Brouillon, Valide, Facture, Cloture
- Montant : Fourchette prix
Listes Preconcues
- Consultations du jour : Planning quotidien
- En attente facturation : Statut VALIDE
- Impayees : Statut FACTURE non soldees
- Urgences recentes : Suivi post-intervention
- Controles a prevoir : Rappels programmes
Statistiques Consultations
- CA par periode : Jour, semaine, mois, annee
- Repartition types : Vaccination 40%, Consultation 35%, Urgence 25%
- Performance veterinaire : Nombre actes, CA moyen
- Animaux suivis : Frequence consultations
- Evolution activite : Tendances et saisonnalite
FACTURATION ET PAIEMENTS
Integration Native
Vetilog utilise un systeme de facturation natif, garantissant la conformite comptable et la compatibilite avec les logiciels de gestion.
Processus Facturation Depuis Consultation
1. Generation Automatique
Depuis une consultation VALIDEE :
Clic "Facturer" : Lance processus automatique
Pre-remplissage intelligent :
- Client : Proprietaire animal
- Date : Date consultation
- Echeance : Selon conditions client
Lignes facture :
- Ligne 1 : Acte veterinaire (service)
- Lignes suivantes : Produits delivres (medicaments)
2. Tarification Professionnelle
- Actes veterinaires : Base tarifaire conventionnelle
- Majorations : Nuit (+50%), Week-end (+30%), Urgence (+100%)
- Produits : Prix public conseille + marge cabinet
- TVA : 20% standard ou 10% selon reglementation
3. Validation et Envoi
- Revision : Ajustements prix/remises possibles
- Validation : Numerotation definitive facture
- Envoi automatique : Email client avec PDF
- Comptabilisation : Ecriture automatique si module Compta
Modes de Paiement Cabinet
Paiement au Cabinet
- Especes : Encaissement immediat
- Carte bancaire : Terminal TPE integre
- Cheque : Avec garantie eventuelle
- Compte client : Debit solde prepaye
Paiement Digital
- Virement : RIB automatique sur facture
- PayPal : Lien securise (si module active)
- Prelevement : Mandat SEPA pour clients reguliers
- Carte 3D Secure : Paiement en ligne securise
Facilites de Paiement
- Echeancier : 3, 6, 12 mois selon montant
- Compte client : Credit/debit running
- Remises : Fidelite, multiple animaux, social
- Assurance : Tiers payant direct assureur
Devis et Facturation Preventive
Devis Interventions
Pour chirurgies, soins couteux :
Creation devis : Depuis consultation ou directement
Detail intervention :
- Acte principal : Sterilisation, detartrage
- Anesthesie : Produits et monitoring
- Medicaments : Post-operatoire
- Hospitalisation : Si necessaire
Options : Examens complementaires recommandes
Validation client : Signature obligatoire
Transformation : Devis vers Facture apres intervention
Modeles de Devis
Devis types pre-configures :
- Sterilisation chien : 150-250 EUR selon poids
- Detartrage : 80-120 EUR selon etat
- Extraction dentaire : 50 EUR/dent
- Radiographie : 40 EUR/cliche
- Analyses sanguines : 35 EUR standard, 65 EUR complete
Gestion Impayes et Relances
Suivi Comptable
Menu : Facturation puis Impayes
Tableaux de bord :
- Factures echues : Non payees apres echeance
- Retards par client : Historique paiements
- Montants : Total creances cabinet
- Anciennete : 30j, 60j, 90j, +90j
Relances Automatiques
Processus programme :
- J+7 : Rappel aimable email
- J+15 : Relance ferme courrier
- J+30 : Mise en demeure recommande
- J+45 : Procedure recouvrement
Actions Correctives
- Suspension credit : Paiement comptant impose
- Plan paiement : Negociation echeancier
- Remise commerciale : Geste fidelisation
- Transfert contentieux : Cabinet specialise
Comptabilite et Analytique
Reporting Financier
- CA mensuel/annuel : Evolution chiffre affaires
- Marge par type acte : Profitabilite consultations/chirurgie
- Repartition clients : 20/80 Pareto
- Saisonnalite : Variations periode (vaccinations printemps)
- Comparaisons : N vs N-1, budget previsionnel
Interface Comptable
- Export FEC : Fichier Ecritures Comptables
- Liaison expert-comptable : Synchronisation automatique
- TVA : Declaration assistee
- Immobilisations : Materiel medical cabinet
Indicateurs Cles Cabinet
- Panier moyen : Prix consultation standard
- Frequence client : Nombre visites/an/animal
- Fidelisation : Taux retention clientele
- Rentabilite : Marge vs charges cabinet
PLANIFICATION ET ORGANISATION
Agenda Veterinaire Integre
Vetilog s'integre parfaitement avec un agenda professionnel, beneficiant de toutes ses fonctionnalites avancees.
Types de Rendez-vous Veterinaires
Consultations Standards
- Vaccination : 15 minutes - preparation vaccin
- Consultation : 20 minutes - examen clinique
- Controle : 10 minutes - suivi evolution
- Sterilisation : 45 minutes - chirurgie mineure
Interventions Speciales
- Urgence : Creneaux reserves 24h/24
- Chirurgie : Blocs 2-4h selon intervention
- Hospitalisation : Suivi quotidien animaux
- Euthanasie : Creneaux speciaux + temps famille
Deplacements
- Visite domicile : Animaux difficiles transport
- Elevage : Interventions multiples
- Ferme : Medecine rurale
- Urgence terrain : Accidents, malaises
Planification Intelligente
Optimisation Automatique
Vetilog propose :
- Creneaux optimaux : Selon type animal/intervention
- Groupement geographique : Visites secteur meme jour
- Preparation materiel : Alertes vaccins/instruments
- Staff adaptation : Assistant selon intervention
Planification Express
Depuis fiche animal :
Clic "RDV rapide"
Type intervention : Selection liste
Urgence : Normal, Prioritaire, Urgence
Propositions : 3 creneaux optimaux
Validation : Confirmation client automatique
Rappels et Notifications
Rappels Clients Automatiques
- J-7 : Confirmation RDV par email
- J-1 : SMS rappel (si module active)
- J-0 matin : Rappel RDV de la journee
- Modifications : Notification immediate changements
Alertes Veterinaires
- Preparation : Vaccins a sortir frigo 1h avant
- Materiel : Instruments speciaux a preparer
- Dossier : Historique medical a consulter
- Post-op : Controles programmes
Notifications Push
- Urgences : Alerte immediate tous supports
- Retards client : Notification temps reel
- Annulations : Liberation creneaux automatique
- Rappels vaccination : Animaux en retard
Gestion Salle et Ressources
Espaces Cabinet
- Salle consultation 1 : Consultations standards
- Salle consultation 2 : Animaux craintifs/agressifs
- Bloc chirurgical : Interventions steriles
- Salle reveil : Post-anesthesie
- Hospitalisation : Boxes surveillance
Materiel Medical
- Echographe : Planning examens imagerie
- Radiologie : Creneaux protection plomb
- Anesthesie : Monitoring multi-patient
- Laboratoire : Analyses urgentes
- Sterilisation : Cycles instruments
Equipe Veterinaire
- Dr. Martin : Chirurgie, medecine interne
- Dr. Durand : Dermatologie, ophtalmologie
- Assistant 1 : Consultations, vaccinations
- Assistant 2 : Chirurgie, hospitalisation
- Secretaire : Accueil, standard, facturation
Statistiques Planning
Analyse Temporelle
- Taux occupation : % creneaux utilises
- Temps moyen : Duree reelle vs prevue
- Retards : Impact organisation journee
- Urgences : Frequence perturbations planning
Rentabilite Planning
- CA par creneau : Optimisation tarification
- Cout horaire : Charges vs revenus
- Saisonnalite : Adaptation staff periode
- Efficiency : Nombre actes/heure veterinaire
Optimisations Identifiees
- Creneaux courts : Vaccinations groupees
- Blocs longs : Chirurgies multiples meme jour
- Deplacements : Circuits optimises
- Staff : Adaptation charge travail
STATISTIQUES ET RAPPORTS
Tableaux de Bord Veterinaires
Vetilog propose des indicateurs specialises pour le pilotage d'un cabinet veterinaire.
Analyse Financiere
Chiffre d'Affaires
- CA mensuel : Evolution et tendances
- CA par veterinaire : Performance individuelle
- CA par type acte : Consultation 40%, Chirurgie 35%, Vaccination 25%
- Saisonnalite : Vaccinations printemps, urgences ete
- Comparaison N vs N-1 : Croissance activite
Profitabilite
- Marge par consultation : Prix - couts directs
- Rentabilite par animal : CA cumule - charges
- Cout acquisition client : Marketing/nouveaux clients
- Valeur vie client : CA previsionnel duree vie animal
- Point mort : Seuil rentabilite mensuel
Indicateurs Cles (KPI)
- Panier moyen : 65 EUR consultation standard
- Taux transformation : Devis vers Factures
- Delai paiement : 15j moyenne cabinet
- Impayes : moins de 2% CA (objectif professionnel)
- Fidelisation : 85% clients reviennent annee N+1
Analyse Medicale
Activite Soins
- Nombre consultations : /jour, /semaine, /mois
- Repartition pathologies : Top 10 motifs consultation
- Vaccinations : Taux couverture, retards
- Urgences : Frequence, types, issues
- Chirurgies : Nombre, types, complications
Qualite Medicale
- Taux de guerison : Par pathologie
- Complications : Post-operatoires, medicamenteuses
- Satisfaction client : Enquetes, reclamations
- Conformite vaccination : Respect protocoles
- Temps consultation : Moyen par type acte
Preventif vs Curatif
- Vaccinations : 30% activite - Preventif
- Consultations maladie : 45% - Curatif
- Chirurgie programmee : 15% - Preventif/Curatif
- Urgences : 10% - Curatif pur
Analyse Clientele
Segmentation Clients
- Nouveaux clients : Acquisition mensuelle
- Clients fideles : plus de 3 ans anciennete
- Clients occasionnels : moins d'1 visite/an
- Gros clients : plus de 500 EUR/an (eleveurs, multi-animaux)
- Clients a risque : Impayes, insatisfaction
Portfolio Animaux
- Repartition especes : 65% chiens, 30% chats, 5% NAC
- Pyramide ages : Chiots/chatons, adultes, seniors
- Races populaires : Top 10 par espece
- Nouveaux animaux : Inscriptions mensuelles
- Deces/Disparitions : Turnover naturel
Analyse Geographique
- Zone chalandise : 15km autour cabinet
- Communes principales : 80% clients
- Concurrence : Parts marche locales
- Mobilite : Distance moyenne deplacements
- Developpement : Zones sous-exploitees
Rapports Periodiques
Rapport Mensuel
Synthese automatique :
- CA realise vs objectif
- Nombre consultations et evolution
- Top 5 pathologies du mois
- Nouveaux clients acquis
- Vaccination : animaux traites
- Alertes : impayes, retards vaccination
Rapport Trimestriel
Analyse tendances :
- Evolution activite 3 mois glissants
- Saisonnalite observee vs prevue
- Performance par veterinaire
- Satisfaction client : enquetes, reclamations
- Concurrence : evolution part marche
- Investissements : ROI materiel medical
Rapport Annuel
Bilan complet :
- CA annuel et croissance
- Profitabilite cabinet
- Qualite medicale : indicateurs
- Evolution clientele : acquisition/fidelisation
- Benchmark : comparaison autres cabinets
- Perspectives : objectifs annee N+1
Rapports Reglementaires
Obligations Legales
- Registre vaccination : Tracabilite officielle
- Declarations mortalite : Especes protegees
- Pharmacovigilance : Effets indesirables
- Inspections : Preparation controles sanitaires
- Formation continue : Heures validees
Rapports Sanitaires
- Maladies declarables : Notification obligatoire
- Epidemiosurveillance : Participation reseaux
- Antibioresistance : Usage antibiotiques
- Bien-etre animal : Conformite reglementaire
- Tracabilite medicaments : Registre obligatoire
Exports et Integrations
Formats d'Export
- Excel : Analyses personnalisees
- PDF : Rapports officiels
- CSV : Import autres logiciels
- JSON : API tierces
- XML : Standards interoperabilite
Integrations Logiciels
- Comptabilite : Expert-comptable
- Assurances : Tiers payant automatique
- Laboratoires : Resultats analyses
- Pharmacies : Commandes automatisees
- Reseaux veterinaires : Partage donnees anonymisees
ADMINISTRATION AVANCEE
Configuration Module Vetilog
Vetilog offre de nombreuses options de personnalisation pour s'adapter aux specificites de votre cabinet.
Parametres Generaux
Informations Cabinet
Menu : Configuration puis Parametres generaux
- Nom cabinet : "Cabinet Veterinaire Dr Martin"
- Forme juridique : SARL, SCP, SELARL, Liberal
- SIRET/SIREN : Identification officielle
- Code APE : 7500Z - Activites veterinaires
- N° TVA : Intracommunautaire si applicable
- Assurance RC : Police responsabilite civile
Coordonnees Completes
- Adresse : Rue, code postal, ville
- Telephone : Standard cabinet
- Urgences : Numero garde 24h/24
- Email : Contact general
- Site web : URL cabinet si existant
- Reseaux sociaux : Facebook, Instagram professionnel
Horaires d'Ouverture
- Lundi-Vendredi : 8h30-12h / 14h-19h
- Samedi : 8h30-12h / 14h-17h
- Dimanche : Urgences seulement
- Jours feries : Planning special
- Conges : Planification annuelle
Numerotation et References
Masques de Numerotation
Menu : Configuration puis Numerotation
Personnalisation des references :
- Animaux : PET{yy}{mm}-{00000}
donne PET2501-00001
- Consultations : CONS{yy}{mm}-{00000}
donne CONS2501-00001
- Factures : Systeme standard
- Devis : DEV{yy}{mm}-{00000}
donne DEV2501-00001
Options Avancees
- Compteur par entite : Multi-cabinets
- Remise a zero : Annuelle/Mensuelle
- Prefixes personnalises : Par veterinaire
- Suffixes : Par type consultation
Gestion Equipe Veterinaire
Profils Utilisateurs
- Veterinaire principal : Tous droits + administration
- Veterinaire associe : Soins + consultations
- Assistant veterinaire : Vaccinations + preparation
- Secretaire : Accueil + facturation
- Stagiaire : Lecture seule + formation
Permissions Granulaires
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ANIMAUX
Lecture | Voir fiches animaux
Creation | Nouvel animal
Modification | Mise a jour informations
Suppression | Supprimer animal (prudence)
CONSULTATIONS
Lecture | Voir historique medical
Creation | Nouvelle consultation
Validation | Valider acte medical
Facturation | Generer factures
Suppression | Supprimer consultation
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Affectation par Secteur
- Dr Martin : Chiens, Chirurgie, Urgences
- Dr Durand : Chats, Dermatologie, NAC
- Assistant 1 : Vaccinations, Consultations simples
- Assistant 2 : Hospitalisation, Post-op
Dictionnaires Personnalises
Especes et Races
Menu : Configuration puis Dictionnaires
Base enrichissable :
- Chiens : 150+ races referencees
- Chats : 40+ races officielles
- NAC : Lapins, Furets, Oiseaux, Reptiles
- Exotiques : Primates, Faune sauvage
- Personnalises : Races locales, croisements
Types Vaccinations
- Chiens : DHPPI, RAGE, LEUCO, PIRO, KC
- Chats : TYPHUS, CORYZA, LEUCOSE, RAGE
- Lapins : MYXOMATOSE, VHD
- Furets : CDV, RAGE
- Nouveaux vaccins : Mise a jour reguliere
Types Consultations
- Preventive : Vaccination, Bilan sante
- Curative : Maladie, Blessure
- Chirurgie : Programmee, Urgence
- Specialisee : Cardiologie, Dermatologie
- Hospitalisation : Surveillance, Post-op
Templates d'Emails
Messages Automatiques
Menu : Configuration puis Emails puis Templates
Templates pre-configures :
- Confirmation RDV : Validation rendez-vous
- Rappel vaccination : 7 jours avant echeance
- Resultats analyses : Envoi resultats laboratoire
- Facture : Envoi automatique apres consultation
- Relance paiement : Impayes avec delicatesse
Personnalisation Avancee
- Logo cabinet : En-tete emails
- Signatures : Par veterinaire
- Variables dynamiques : Nom animal, proprietaire, RDV
- Conditions : Envoi selon criteres
- Multilingue : Francais/Anglais selon client
Sauvegardes et Securite
Strategie Sauvegarde
- Quotidienne automatique : 3h du matin
- Incrementielles : Donnees modifiees seulement
- Complete hebdomadaire : Samedi soir
- Archivage mensuel : Conservation 24 mois
- Cloud securise : Replication hors site
Securite Donnees
- Chiffrement : AES 256 bits
- Acces nominatifs : Chaque utilisateur identifie
- Logs complets : Tracabilite toutes actions
- RGPD compliant : Respect reglementation europeenne
- Audit securite : Controle annuel
Plan Continuite
- Serveur de secours : Bascule automatique
- Donnees critiques : RTO moins de 4h, RPO moins d'1h
- Tests reguliers : Restauration mensuelle
- Documentation : Procedures mises a jour
- Formation equipe : Gestion crise
Maintenance et Mises a Jour
Updates Automatiques
- Notifications : Nouvelles versions disponibles
- Changelog : Detail ameliorations
- Planification : Installation hors horaires
- Rollback : Retour version precedente si probleme
- Tests : Environnement separe avant production
Support Technique
- Documentation : Wiki complet en ligne
- Forum communaute : Entraide utilisateurs
- Support email : Reponse moins de 24h ouvre
- Assistance telephone : Urgences critiques
- Formation : Sessions personnalisees
FAQ ET SUPPORT
Questions Techniques Frequentes
Comment migrer depuis un autre logiciel veterinaire ?
Reponse : Vetilog propose plusieurs outils de migration :
Import CSV : Donnees clients et animaux
- Telecharger template Excel Vetilog
- Exporter donnees ancien logiciel
- Mapping colonnes et import guide
API de migration : Pour logiciels compatibles
- Connexion directe entre systemes
- Transfert automatique donnees
- Verification integrite post-migration
Migration manuelle : Saisie progressive
- Nouveaux clients dans Vetilog
- Ancien historique en consultation
- Double systeme temporaire possible
Conseil : Prevoir migration hors periode d'activite intense (eviter periode vaccinations).
Vetilog fonctionne-t-il en mode hors ligne ?
Reponse : Vetilog necessite une connexion internet pour fonctionner optimal :
- Consultation : Possible hors ligne temporaire (mode urgence)
- Synchronisation : Automatique des reconnexion
- Tablette terrain : Mode degrade pour visites domicile
- Sauvegarde locale : Cache 24h donnees critiques
Solution : Liaison 4G ou hotspot mobile pour deplacements.
Puis-je utiliser Vetilog sur tablette/smartphone ?
Reponse : Interface responsive compatible :
- Tablette 10" : Experience optimale consultation
- Smartphone : Consultation urgence, agenda
- Navigation tactile : Optimisee gestes
- Applications : Webapp installable (PWA)
Recommandation : Tablette minimum pour saisie confortable.
Comment gerer plusieurs cabinets avec Vetilog ?
Reponse : Solution multi-entites native :
- Entite par cabinet : Isolation complete donnees
- Utilisateurs partages : Acces multi-cabinets
- Facturation centralisee : Ou separee selon choix
- Statistiques globales : Vue consolidee groupe
Avantage : Une seule souscription pour plusieurs sites.
Questions Commerciales
Quel est le cout de Vetilog ?
Reponse : Vetilog propose des formules adaptees :
- Formule Gratuit : Pour demarrer
- Formule XS Solo : Veterinaire independant
- Formule S Cabinet : Petit cabinet
- Formule M Pro : Cabinet moyen
- Formule L Clinique : Clinique veterinaire
Consultez nos tarifs sur vetilog.fr/tarifs
Y a-t-il des frais caches ?
Reponse : Transparence totale :
- Hebergement : Inclus dans l'abonnement
- Sauvegardes : Incluses
- Mises a jour : Gratuites
- Support : Inclus selon formule
Comparaison : Bien moins cher que solutions proprietaires.
Vetilog est-il adapte aux gros cabinets ?
Reponse : Scalabilite eprouvee :
- Multi-veterinaires : Gestion equipe illimitee
- Haute disponibilite : 99.9% uptime
- Performance : Milliers animaux sans ralentissement
- Integrations : APIs pour logiciels metier
References : Cliniques 5-10 veterinaires deja equipees.
Questions Reglementaires
Vetilog est-il conforme RGPD ?
Reponse : Conformite complete garantie :
- Consentement : Gestion opt-in/opt-out clients
- Portabilite : Export donnees format standard
- Suppression : Droit oubli respecte
- Chiffrement : Donnees personnelles protegees
- Audit : Logs tracabilite complets
Certification : Validation juriste specialise RGPD.
Les donnees sont-elles securisees ?
Reponse : Securite niveau bancaire :
- Chiffrement : AES 256 transit et stockage
- Authentification : 2FA disponible
- Hebergement : Datacenters certifies ISO 27001
- Sauvegardes : Geolocalisees, chiffrees
- Acces : Logs nominatifs complets
Auditeurs : Controles securite semestriels.
Puis-je exporter mes donnees pour changer de logiciel ?
Reponse : Portabilite garantie :
- Formats standards : CSV, XML, JSON
- Base complete : Animaux, consultations, factures
- Documentation : Structure donnees fournie
- Assistance : Support migration sortante
- Pas de lock-in : Liberte totale utilisateur
Philosophie : Vos donnees vous appartiennent.
Formation et Support
Quelle formation est necessaire ?
Reponse : Formation progressive proposee :
- Autoformation : Documentation complete en ligne
- Videos tutoriels : Cas d'usage concrets
- Formation initiale : 1 jour cabinet pour demarrage
- Formation avancee : Fonctionnalites expertes
- Support continu : Questions/reponses illimitees
Approche : Formation metier adaptee veterinaires.
Quel support en cas de probleme ?
Reponse : Support reactif multi-canal :
- Documentation : 200+ pages wiki detaille
- Forum communaute : Entraide 24h/24
- Email support : Reponse moins de 4h ouvrees
- Hotline : Urgences critiques uniquement
- Maintenance : Preventive et curative
Engagement : Resolution 95% problemes moins de 24h.
Contacts Support
Ressources en Ligne
- Site web : vetilog.fr
- Documentation : vetilog.fr/documentation
- Tarifs : vetilog.fr/tarifs
Support Direct
- Email support : support@vetilog.fr
- Email commercial : contact@vetilog.fr
- Formulaire : vetilog.fr/contact
CONCLUSION
Vetilog : L'Avenir de la Gestion Veterinaire
Vetilog represente une revolution dans la gestion des cabinets veterinaires, combinant la robustesse d'un ERP professionnel avec une specialisation metier poussee.
Points Forts Uniques
Architecture Innovante
- Animal independant : Contrairement aux solutions concurrentes
- Integration native : Modules reutilises intelligemment
- Scalabilite : Du cabinet individuel au groupe multi-sites
- Evolutivite : Plateforme ouverte et modulaire
Expertise Veterinaire
- Plans vaccination automatiques : Innovation unique Vetilog
- Planification globale mensuelle : Optimisation revolutionnaire
- Workflow consultation vers facturation : Processus metier integre
- Gestion age responsabilite : Conformite deontologique
Modele Economique Equitable
- SaaS accessible : Pas d'investissement initial lourd
- Couts transparents : Pas de licences cachees
- ROI rapide : Gains productivite immediats
- Support professionnel : Quand vous en avez besoin
Vision 2025-2030
Objectifs Communaute
- 1000 cabinets utilisateurs Vetilog d'ici 2027
- Reseau europeen : Expansion France vers Europe
- Standards metier : Reference gestion veterinaire
- Innovation continue : IA, telemedecine, IoT
Innovations Prevues
- Intelligence artificielle : Aide diagnostic, recommandations
- Telemedecine : Consultations a distance
- IoT veterinaire : Capteurs animaux connectes
- Blockchain : Tracabilite medicaments, certificats
Impact Societal
- Sante animale : Meilleur suivi, prevention renforcee
- Bien-etre : Reduction stress consultations
- Economies : Mutualisation soins, optimisation
- Formation : Plateforme educative veterinaires
Rejoignez la Revolution Vetilog
Vetilog n'est pas qu'un logiciel, c'est une communaute de veterinaires qui croient en l'innovation et la collaboration.
Devenez Acteur du Changement
- Adoptez Vetilog : Modernisez votre cabinet
- Partagez experience : Enrichissez la communaute
- Proposez ameliorations : Influencez roadmap
- Formez confreres : Demultipliez impact
Engagement Vetilog
Nous nous engageons a maintenir Vetilog comme la solution veterinaire la plus innovante, accessible et adaptee aux vrais besoins des praticiens.
Vetilog - Votre Cabinet Veterinaire Intelligent
Cette documentation sera regulierement mise a jour. Derniere version : Decembre 2025
Pour toute question : contact@vetilog.fr
Vetilog est developpe avec passion pour la communaute veterinaire francophone